VoyEdge organiseert en begeleidt zakelijke inspiratie- en studiereizen.
VoyEdge heeft een website waarop bezoekers meer informatie vinden over onze reizen, werkwijze en projecten.
Bezoekers kunnen via een contactformulier op onze website contact met ons opnemen, kunnen zich inschrijven voor onze nieuwsbrief en inschrijven voor deelname aan reizen.
Deelnemers aan reizen kunnen via het besloten gedeelte van de VoyEdge website – en middels een inlognaam en wachtwoord - gegevens aanleveren die we nodig hebben voor de organisatie van onze reizen, zowel logistiek als inhoudelijk. Ook kunnen deelnemers hier aangeven of ze nieuwsbrieven van VoyEdge willen ontvangen. Via deze besloten website hebben deelnemers ook inzicht in de andere deelnemers van de reis (inclusief email-adres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, biografie en LinkedIn-profiel) en worden ze via e-mails op de hoogte gehouden van de reis waaraan ze deelnemen.
Bezoekers van de VoyEdge website
De website van VoyEdge verwerkt, net als elke andere website, IP-adressen. Doel van de verwerking is de website van VoyEdge zo gebruiksvriendelijk mogelijk in te richten voor bezoekers. VoyEdge maakt voor de analyse van haar website gebruik van Google Analytics. Met Google Analytics is een bewerkersovereenkomst gesloten en de optie om gegevens te delen is uitgezet.
Wij maken op onze website om diezelfde reden gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat een website via de browser opslaat op uw harde schijf. In een cookie zit informatie opgeslagen (zo kan uw inlognaam en wachtwoord bijvoorbeeld worden onthouden als u onze website weer bezoekt).
De website van VoyEdge maakt gebruik van HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure). Dit is een manier waarmee een browser veilig verbinding kan maken met een website. Bij HTTPS zijn data en gegevens, welke uitgewisseld worden tussen bezoekers en een website, versleuteld. Dit ´versleutelen´ houdt in dat de gegevens, voorafgaand aan het verzenden, onherkenbaar worden. Dit wordt vervolgens weer omgezet, nadat deze zijn aangekomen bij de bestemming, bijvoorbeeld na het invullen en verzenden van een contact- of inschrijfformulier.
Als bezoekers het contactformulier invullen op onze website, gebruiken we de gegevens alleen om antwoord te geven op de vraag van de betreffende bezoeker.
Als bezoekers zich inschrijven voor de nieuwsbrief, hoeven ze alleen hun email-adres in te vullen. Hun emailadres wordt toegevoegd aan onze lijst in Mailchimp. Via een link in de nieuwsbrief is het ook altijd mogelijk om u uit te schrijven uit de nieuwsbrief.
Als bezoekers zich inschrijven voor een reis, worden de gegevens gevraagd die nodig zijn om hen als deelnemer aan de reis te kunnen toevoegen en hen op de hoogte te houden over de reis.
Deelnemers aan VoyEdge reizen/projecten
Deelnemers aan reizen/projecten kunnen met een persoonlijke inlogcode inloggen op het besloten gedeelte van de website. Hier kunnen zij zelf gegevens invullen die wij nodig hebben voor het organiseren van de reis. Het gaat zowel om logistieke gegevens, als om inhoudelijke gegevens. Ook kunnen deelnemers hier aangeven of ze de VoyEdge nieuwsbrief willen ontvangen. Een groot deel van de deelnemers aan VoyEdge reizen is een terugkerende deelnemer. Als service voor de deelnemers, bewaart VoyEdge de logistieke en inhoudelijke gegevens. Terugkerende deelnemers hoeven hun gegevens dan alleen te actualiseren. Deelnemers kunnen te allen tijde inloggen om deze gegevens te actualiseren, wijzigen of wissen. Twee maanden na afloop van een reis kunnen deelnemers met één druk op een knop hun privacygevoelige informatie via de besloten website verwijderen. Als een deelnemer al drie jaar niet meer aan een VoyEdge reis heeft deelgenomen, worden zijn/haar privacygevoelige gegevens automatisch gewist. Het gaat dan bijvoorbeeld om paspoortinformatie en de contactpersoon in geval van nood. Als deelnemers tevens hun inloggegevens, naam en organisatienaam uit ons systeem willen verwijderen, kunnen ze dat doen door een email te zenden naar info@voyedge.nl.
Om onze reizen optimaal te organiseren, is het vaak noodzakelijk om bepaalde gegevens beschikbaar te stellen aan onze leveranciers en derden (denk aan hotels, zakelijk reisbureau, als ook de sprekers op de bestemmingen). Wij zullen uw persoonsgegevens nooit zonder uw toestemming verstrekken aan personen of bedrijven voor commerciële exploitatie.
Wanneer u naar het buitenland reist, kunnen wij door overheidsinstanties of organisaties worden verplicht persoonsgegevens te verstrekken in het kader van grenscontrole, veiligheidsdoeleinden e.d.. Ook als het verstrekken van de gegevens niet verplicht is, kunnen wij besluiten de overheidsinstanties toch behulpzaam te zijn.
Verwerking persoonsgegevens
VoyEdge kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van VoyEdge, en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan VoyEdge verstrekt. VoyEdge kan de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Uw voor- en achternaam
- Uw adresgegevens
- Uw telefoonnummer
- Uw e-mailadres
- Uw geslacht
- Uw paspoort/ID gegevens
- Uw IP-adres
- Uw organisatiegegevens (adres, website, type organisatie, branche)
- Eventuele emailadressen die door u zijn toegevoegd in de cc
- Uw factuurgegevens
- Uw contactpersonen in geval van nood: naam + telefoonnummer
- Loyaliteitsprogramma’s en frequent flyer nummers
- Uw functie
- Uw LinkedIn URL
- Uw organisatieprofiel in het Engels
- Uw biografie in het Engels
- Uw Rijbewijsgegevens (indien van toepassing)
- Specifieke wensen of relevante contactpersonen voor het programma
Doeleinden van de gegevensverwerking
VoyEdge zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.
Uw persoonsgegevens worden door VoyEdge verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten. Deze overeenkomsten zien hoofdzakelijk op het organiseren van reizen. Om deze diensten te optimaliseren, kunnen de gegevens tevens worden gebruikt om de diensten van VoyEdge te verbeteren en om de relatie met de klant te beheren.
Marketingactiviteiten
VoyEdge houdt, in het kader van haar marketingactiviteiten, algemene bezoekgegevens bij van haar website bezoekers. In dit kader kan met name een deel van het IP-adres van uw computer, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd.
Daarnaast kunnen klantgegevens worden gebruikt om de klantrelatie te onderhouden. Voorbeelden hiervan zijn het communiceren met bestaande klanten over nieuwe producten, diensten of functies van VoyEdge.
Bewaartermijn
VoyEdge bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw persoonsgegevens worden verzameld. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. Op onze website bewaren we uw persoonsgegevens als service, zodat als u terugkeert voor een nieuwe reis, u uw gegevens alleen hoeft te actualiseren. Zoals aangegeven kunt u te allen tijde inloggen om deze gegevens te actualiseren, wijzigen of wissen. Als u tevens uw inloggegevens, naam en organisatienaam uit ons systeem wilt verwijderen, kunt u een email zenden naar info@voyedge.nl. Wij zullen uw persoonsgegevens vervolgens verwijderen. Uw gegevens worden niet langer dan een jaar bewaard indien er geen overeenkomst met u tot stand komt.
Beveiliging
VoyEdge gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt VoyEdge voor passende beveiliging van persoonsgegevens.
VoyEdge beschermt de aan haar toevertrouwde gegevens met behulp van technische en administratieve veiligheidsmaatregelen om het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging zo klein mogelijk te maken. Hierbij kunt u denken aan firewalls, versleuteling van gegevens en fysieke en administratieve toegangscontroles tot aan de data en servers. Indien u toch denkt dat er misbruik is gemaakt van data, dan kunt u contact opnemen met ons.
Derden
In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt VoyEdge afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. VoyEdge legt deze afspraken vast in het register van verwerkingen.
Rechten van betrokkenen
VoyEdge honoreert alle rechten van betrokkenen zoals bepaald in de AVG.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Als (oud-)deelnemer kunt u uw gegevens altijd inzien en corrigeren door in te loggen op de Voyedge website. Ook kunt u een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@voyedge.nl .VoyEdge zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Aanpassen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor onze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website www.voyedge.nl worden gepubliceerd.
Vragen, opmerkingen of klachten
Voor vragen, opmerkingen of klachten over het privacy-beleid van VoyEdge kunt u contact opnemen via info@voyedge.nl.